Automatizace obchodních procesů

Tento článek má za cíl zvýšit povědomí o tom, co vše lze automatizovat a jak, se zaměřením na obchodní procesy. V dalších článcích se zaměříme na automatizaci v dalších oblastech, např. v HR.

Co se v článku dozvíte

• co si představit pod pojmem automatizace
• proč obchod automatizovat
• příklady aktivit, které jdou automatizovat
• jak na to - tipy na automatizační nástroje

O jakých automatizacích zde mluvíme?

Někdo si představí, že automatizace jsou jen pro ajťáky nebo pro průmyslovou výrobu. Už dávno tomu tak není. Pokud k Vaší práci používáte počítač, pravděpodobně lze aspoň její část automatizovat a nemusíte k tomu ani umět programovat. Používáte např. filtrování emailů? Pak už automatizujete.

Typickým příkladem automatizace obchodních procesů je zpracování poptávky - nejdále jsou v tomto eshopy, kde se klient prakticky obslouží sám. V sektoru služeb se pak využívají obvykle jednoduché formuláře, které nahrazují zdlouhavé kolečko emailů, které by jinak muselo proběhnout, než získáte aslepsoň základní minimum informací pro odbavení poptávky, ale k tomu více níže.

Proč sales procesy automatizovat?

Potkali jsme se v naší praxi už se stovkami obchodníků a vesměs vám řeknou to stejné - nikdo z nich nešel dělat obchod kvůli tomu, aby přepisoval údaje z jednoho okna do druhého. Jádrem práce obchodníka, v čem by měl vynikat a za co si jej platíte, je komunikace s klientem, tedy schůzky, hovory, maily, zkrátka vyjednávání. To je jeho přidaná hodnota.

Když zohledníte hodinovou sazbu, pak každá minuta strávená "administrativou" - přepisováním údajů, ruční tvorbou objednávek, vystavováním faktur, atd. přichází docela draho. S našich zkušeností jde o desítky tisíc měsíčně, na jednoho obchodníka. Investice do automatizace administrativy se vám pak vrátí velmi rychle, o to rychleji, čím více obchodníků máte, protože jedna automatizace pomáhá všem. Při ručním zpracování také vznikají chyby a prostoje, které také stojí peníze. Ze statistik jasně vychází, že čím dřve zareagujete na poptávku, tím větší je šance na získání klienta. A v některých odvětvích se bavíme o řádu minut.

‍Když to shrneme, pak automatizace:

• šetří čas obchodníků (a tím i vaše peníze)
• vedou k větší spokojenosti obchodníků (a tím i menší fluktuaci), protože místo nudných rutinních činností dělají to, co je baví
• zrychlují proces prodeje (a tím zvyšují pravděpodobnost získání klienta)
• snižují pravděpodobnost vzniku chyby lidským faktorem (obchodník zapomene, přepíše se atd.)

Jaké obchodní procesy běžně automatizujeme?

Každý byznys je trochu jiný, našim klientům na začátku vždy děláme audit procesů, abychom jim pomohli nastavit automatizace na míru jejich potřebám. Často se však opakují dotazy na:

Automatizovaný poptávkový formulář

Na váš web umístíme jednoduchý srozumitelný formulář, do kterého zájemce o vaše produkty napíše svůj kontakt a blíže vydefinuje o co má zájem, do polí, které vy předem specifikujete. Tyto informace se pak automaticky přenesou do vašeho CRM systému (systému pro správu poptávek - může se jednat o jednoduchou excelovskou tabulku, ale doporučujeme raději profesionální nástroj Pipedrive.

Díky tomu:

• Klient dostane okamžitou odpověď, že jste jeho poptávku dostali a že na ní pracujete (nemusí čekat několik dní, než se k tomu obchodník dostane a odpoví)
• Údaje o klientovi a poptávce se automaticky přenesou tam kam potřebujete, bez chyb
• Upozorní se příslušní kolegové, kteří mají poptávky na starosti (poptávka nezapadne mezi desítky mailů)
• Strukturovaný dotazník zajistí, že dostanete alespoň základní informace potřebné k vyhodnocení poptávky a minimalizuje potřebu dalšího doptávání

Jistě, někteří klienti stále dají přednost tomu, že zatelefonují nebo napíšou nestrukturovaný mail. O tuto možnost je nemusíte připravit. Poptávkové formuláře již jsou však standardem a většinu klientů nezaskočí.

Automatické plánování aktivit

Běžná situace - obchodník zatelefonuje klientovi, zapomene si do kalendáře naplánovat follow up a pasivní klient se sám o sobě neozve, v mezidobí jej uloví konkurence, nebo upadne zcela do zapomnění. Moderní CRM nástroje jako toto umí ošetřit tím, že obchodníka po uzavření jedné aktivity vždy vyzvou, aby si naplánoval další, nebo mu ji v určitých předdefinovaných případech naplánují automaticky. Takže se už nestane, že by vám jen tak někdo propadl sítem.

Automatické vystavování dokumentů

Vynecháme li čas strávený na schůzkách, bývá časově nejnáročnější aktivitou vypisování různých dokumentů - objednávek, smluv, faktur. I toto lze výrazně zjednodušit. Máte-li alespoň trochu standardizovaný produkt a podmínky dodání, umožní obchodníkovi moderní nástroje jako Pipedrive příslušný dokument vygenerovat na jedno kliknutí. Potřebujete si jen připravit příslušné šablony a mít základní informace o klientovi a poptávce (a ty máte, neboť vám klient vyplnil formulář - viz předchozí odstavce).

Obchodník pak dokument jen zkontroluje, případně opraví detaily a potvrdí jeho odeslání na adresu klienta. Tento postup sice nejde 100% aplikovat v každém odvětví, zejména v zakázkové výrobě), ale i tam může výrazně pomoci, neboť většina textu zůstává v dokumentech stejná a mění se jen detaily jako cena a termíny dodání.

Automatické posílání emailů

Obchodník obvykle musí poslat velké množství emailů a často jsou velmi podobné, kromě používání emailových šablon (templates) lze nastavit i automatizované odesílání těchto šablon v určitých případech, např. když:

• klient vyplní formulář (potvrzení přijetí)
• se klientovi nedovoláte a nabízíte mu emailem termíny schůzky (služba Calendly umí nabídnout předdefinované sloty, které jsou ve vašem kalendáři aktuálně volné)
• jste klientovi poslali (třeba i časově omezenou) nabídku a on zatím neodpověděl (připomenutí)

Propojení CRM a projektového managmentu

Často se pro obchod a pro realizace používají dva různé nástroje (např. již zmíněné Pipedrive pro obchod a ClickUp pro projekty). Při vyhrání zakázky v CRM potom lze automaticky přenést potřebné informace o zakázce a zákazníkovi do systému pro projektové řízení, projektový manažer pak nemusí shromažďovat informace z více míst.

‍

Chci automatizovat! Jak na to?

Jak jsme již lehce naznačili, řada moderních nástrojů má moduly pro automatizace a snaží se jít uživatelům vstříc. Můžeme doporučit:

• nástroj pro projektový managment a správu úkolů ClickUp‍
• nástroj pro správu kontaktů a obchodních případů (CRM) Pipedrive‍
• nebo databázový systém Airtable

Jednoduchou automatizaci si tedy zvládnete postavit sami, ovládáte-li alespoň základy výrokové logiky ("když A, tak B")

Složitější automatizace, kde potřebujete např. propojit více softwarů mezi sebou (typicky přenesení údajů o obchodním případu do nástroje pro projektový management) již vyžadují odbornější zásah. V tomto směru vám rádi pomůžeme, stačí nás kontaktovat pomocí odkazu níže.

‍

Máte nápad na automatizaci, která by Vám pomohla?

Rezervujte si u nás konzultaci zdarma  podíváme se na to, zda je realizovatelná a navrhneme vám další postup.