Jak jsme pomohli Vividbooks vyrůst z 30 firemních zákazníků na 360 během 14 měsíců.

Čím se Vividbooks zabývá

Vividbooks je technologická firma vytvářející interaktivní online učebnice s rozšířenou realitou, zaměřené na zefektivnění a oživení výuky věd. Tyto inovativní učebnice podporují zvídavost a angažovanost studentů, čímž si firma rychle získala popularitu ve vzdělávacím sektoru.

Jak se zrodil plán expandovat na další trhy

Před spuštěním spolupráce s Ninjabotem Vividbooks již představil svůj MVP produkt prvním zákazníkům. S 30 B2B zákazníky, které zobchodoval sám zakladatel, měl Vividbooks pevný základ. Pod křídly investora a s ambicemi, které sahaly daleko za hranice České republiky, snil o ovládnutí trhu doma a o expanzi na Slovensko, do Španělska a Argentiny.

Proč padla volba na Ninjabot

Cílem Vividbooks bylo posunout se na další úrověň – společnost toužila po rychlém růstu s jasným přehledem o svých činnostech. Klíčovým úkolem bylo zmapovat a optimalizovat procesy, vybrat vhodné softwary a tyto procesy následně digitalizovat pro lepší orientaci v jejich provozu. Automatizace procesů pak měla zajistit vyšší efektivitu a umožnit společnosti i jako malé firmě růst a expandovat na mezinárodní trhy. Vividbooks si byl vědom, že tento krok nezvládne sám a potřeboval partnera, který by mu na této cestě pomohl. Volba padla na Ninjabot hned po první schůzce, kde se obě strany rychle shodly na společném postupu.

Jak Ninjabot pomohl Vividbooks v růstu

Už během prvního setkání a analýzy bylo jasné, že jen zprovoznění nového systému nebude stačit k dosažení cílů, které si Vividbooks stanovil. Proto jsme společnosti představili náš inovační program zaměřený na digitalizaci a automatizaci, speciálně navržený pro potřeby malých a středních firem. Naši spolupráci jsme rozvíjeli ve třech klíčových fázích:

1. Dokumentace procesů: Nejprve jsme podrobně zmapovali všechny procesy ve firmě. Následně jsme pomohli tyto procesy standardizovat a položili základy pro jejich budoucí škálování.
2. Digitalizace: Vybrali jsme a doporučili softwary, které nejlépe vyhovovaly potřebám Vividbooks. Následně jsme tyto nástroje nejen implementovali, ale také poskytli školení pro zaměstnance, aby s nimi mohli efektivně pracovat.
3. Automatizace: Implementovali jsme více než 100 automatizačních scénářů na integrační platformě Make, čímž jsme výrazně zefektivnili a zjednodušili interní procesy.

Díky těmto krokům se Vividbooks neposunul jen k větší efektivitě a přehlednosti v interních procesech, ale také položil pevné základy pro budoucí růst a expanzi.

Pár příkladů toho s čím jsme Vividbooks pomohli

• Dokumentace a nastavení procesu získávání nových zákazníků
• Dokumentace a nastavení procesu prodeje / obnov stávajících licencí SaaS produktu
• Výběr vhodných softwarů a implementace CRM systému Pipedrive pro Český, Slovenský, Španělský a Argentinský tým
• Nastavení 100 reportů (ukazatelů) napříč všemi procesy, aby bylo možné řídit firmu na základě dat.
• Vytvořili jsme datový sklad do kterého se automaticky ukládali data ze všech aplikací, které Vividbooks používá. Díky tomu je možné lépe pracovat s daty a vytvářet chytřejší automatické scénáře.
• Provedli jsme analýzu díky které Vividbooks dostalo několikamilionovou dotaci na digitalizaci a automatizaci procesů
• Proškolili jsme všechny zaměstnance a vytvořili videomanuály jak systémy správně obsluhovat

Příklady automatizací, které jsme pro Vividbooks vytvořili:

• Automatizace ukládání a distribuce poptávek: Ukládání poptávek přímo z formulářů a jejich automatická distribuce do obchodního týmu zvýšilo konverzi na uzavřené obchody o desítky procent. Tato automatizace zajišťuje, že žádná poptávka nezůstane bez odpovědi a každá má šanci přeměnit se na obchod.
• Generování upsellových příležitostí: Automatické vytváření obchodních příležitostí pro prodloužení licencí zajistí, že na žádného zákazníka nezapomeneme. Obchodníci se včas ozývají pro prodloužení spolupráce a systém také posílá automatické emailové připomínky, což maximalizuje obchodní potenciál.
• Automatizace fakturace a sledování plateb: Faktury se automaticky generují na základě nových objednávek, což výrazně snižuje administrativní zátěž. Automatizace hlídá končící licence a generuje faktury, čímž zabraňuje opomenutí platby. Napojení na bankovní účet umožňuje automatické posílání upomínek nebo pozastavení licence v případě neuhrazení.
• Automatické úkoly pro zákaznickou podporu při poklesu aktivity: Tato automatizace vytváří úkoly pro zákaznickou podporu, když zjistí, že klient používá produkt méně než v minulosti. Včasným kontaktováním klientů se podařilo rapidně snížit churn rate a zvýšit spokojenost zákazníků.
• Generování trial přístupů: Možnost rychlého vytvoření trial přístupů pro zákazníky, ať už po registraci na webu nebo během cold outreachu, zjednodušuje získávání nových klientů. Systém po 14 dnech automaticky ukončí trial a zasílá připomínky o konečném termínu, což podporuje přechod od zkušební verze k plnému předplatnému.

Klíčové výsledky spolupráce s Vividbooks po 14 měsících spolupráce

• Navýšení počtu zákazníků: Vividbooks má v současnosti přes 360 firemních zákazníků.
• Úspora času díky automatizaci: Automatizace ušetřili Vividbooks už více než deset tisíc hodin lidské práce na administrativních úkolech.
• Fungující obchodní tým: Vividbooks má kompletně zdokumentované, digitalizované a automatizované procesy. Díky tomu jsou atraktivním zaměstnavatelem pro nové obchodníky a zároveň se je daří díky procesům jednoduše onboardovat tak, aby dosahovali rychle výsledků.
• Centralizace a využití dat: Všechna klíčová data ze všech používaných aplikací jsou shromážděna v jednom datovém skladu, což nám umožňuje generovat přesné reporty a vytvářet chytré automatizace. Tato schopnost řídit firmu na základě dat namísto pouhých pocitů zásadně zlepšuje naše rozhodovací procesy.
• Zlepšení akviziční účinnosti: Spolupráce vedla k signifikantnímu zlepšení v akviziční konverzi a urychlení prodejního cyklu o desítky procent. Tato zlepšení znamenají umožňují rychlejší růst a expanzi.
• Vysoká míra retence: Více než 80% zákazníků prodlužuje licence, protože Vividbooks poskytuje skvělý produkt a také proto, že to mají automatizace pod kontrolou.

Jak to vidí Dan Ondrášek, zakladatel Vividbooks

"Mám rád nové nápady a o ty není u Ninjabotu nouze, sami přicházejí s návrhy na další vylepšení, zefektivnění a díky tomu mám víc času na svoji práci, vedení firmy.

Obchodníci jsou nadšení, protože CRM systém jim šetří spoustu práce. Podařilo se nám automatizovat 16 z 21 prodejních aktivit a 90 % obchodní činnosti se děje v Pipedrive.

Ninjabot doporučuji na každém rohu"