5 nejčastějších chyb při nastavování hierarchie v ClickUpu

Jakkoliv se toto téma zdá být jednoduché, u všech našich klientů jsme při konzultacích společně došli k tomu, že je potřeba strukturu (hierarchii) jejich ClickUpu upravit. Opravdu u všech. Proto jsme se rozhodli napsat tento článek.

Pro pořádek - hierarchií zde myslíme uspořádání tzv. spaces, folders a listů, jinými slovy, struktura. Článek předpokládá alespoň základní uživatelskou znalost ClickUpu a pojmů či funkcí, které používá.

Chyba č. 1 - nejednoznačnost (a duplicity)

Pokud musíte při vytváření tasku strávit váce jak pět vteřin nad rozhodnutím, kam task založit, je něco špatně. ClickUp by vám měl práci ulehčovat, nikoliv brát mentální kapacitu zbytečným rozhodováním navíc.

Příklady:

• máme složku "Obchod..."
• a hned vedle složku "Obchod a marketing"
• ... a založili jsme si tak krásnou rozhodovací paralýzu

Nebo z méně zjevných:

• máme složku "Propagační materiály"
• a hned vedle složku "Fotky"
• ... nejsou náhodou fotky taky propagační materiály? A co když mám fotky, které jsou jen interní, a nikoliv propagační... ?

Jistě chápete. Nejlepší lakmusový papírek je vzít si nějakého nováčka a dát mu orientačně pár tasků, aby je před vámi v ClickUpu vytvořil - na správném místě. Transparentně řekněte, proč to děláte a povzbuďte ho, ať přemýšlí nahlas. Sami pak uvidíte a uslyšíte, zda je vaše struktura intuitivní nebo ne. Samozřejmě je dobré mít na to i sepsané procesy, a možná je i sepsané máte, pak vám tento test může prozradit, jestli jsou nastaveny správně.

Chyba č. 2 - Zombíci, aneb zastaralé, nepoužívané složky

Často se stane, že se klientů ptáme - a k čemu je tato složka/space/list? A dostane se nám odpovědi, že už ji vlastně nepoužívají, z různých důvodů.

Takováto místa nemilosrdně archivujte. I ve Free planu máte neomezeně tasků, tedy je nemusíte mazat, a už od prvního placeného plánu máte neomezené úložiště (na přílohy apod.). Z archivu můžete cokoliv vždy znovu vytáhnout a oživit, bez ztrát. Proto doporučujeme vše archivovat. Mazat se hodí jen zjevné chyby (tasky a pod. vytvořené omylem).

Samozřejmě se sluší kolegům archivaci významnějších míst oznámit, ať pak nejsou zmatení.

Chyba č. 3 - Hierarchií kompenzujete jiné funkce

Chápeme potřebu mít možnost data třídit. A protože většina z nás je ještě odchovaná složkovým souborovým systémem Windowsů, či jiných operačních systémů, jeho napodobování je často první řešení, které nás napadne.

Moderní databázové systémy jsou však vícerozměrné a umožňují třídění dat podle řady atributů, nejčastěji tagů, nebo v ClickUpu pomocí statusů a nejrůznějších "custom fieldů" - datových polí. Některé atributy systém přidává sám (např. datum vytvoření), řadu z nich je možné přiřadit pomocí automatizace.

Příklady:

• Místo vytváření složek "Důležité" nebo "Udělat tento týden" - můžete používat a filtrovat tasky pomocí pole "Priorita" (barevné vlaječky jež značí důležitost) a pomocí poctivého používání polí "Start date" a "Due date". Filtr si pak můžete uložit pro budoucí použití jako samostatný pohled ("view")
• Vyvíjíte pro váš produkt různé funkce a pro každou funkci máte složku, kam pak třídíte nové tasky, které se funkcí týkají? Může být výhodnější použít custom field typu Dropdown (single choice nabídka), nebo Label (multiple choice nabídka). Jeden task se totiž může týkat více funkcí a mít task na více místech je sice v ClickUpu možné, ale ne vždy praktické.

Chyba č. 4 - Hierarchie je příliš složitá, či naopak jednoduchá (nevhodně zvolené škálování)

Poznáte to jednoduše. Pokud je na jednom listu příliš mnoho tasků nebo v jedné složce/v jednom space příliš mnoho listů, pak by bylo vhodné přidat škatulky (přidat další úroveň třídění). Příliš mnoho je to v okamžiku, když se vám už v seznamu začně hůře hledat a orientovat. Řekněme, že rozumný limit pro běžného člověka je cca 20 položek v jednom umístění. Mohou pochopitelně existovat výjimky, např. umístění s databázemi klientů, nebo zaměstnanců, kde budou desítky či stovky jmen. I zde je však dobré myslet na budoucí přehlednost a možnost třídění. Obecně může být řešením, kromě přidání hierarchie, také používání různých filtrů a views (viz předchozí bod), nebo používání subtasků a checklistů (velmi podceňované funkce).

Ještě častěji se pak potkáváme s tím, že si klienti navrhnou strukturu moc složitě a její údržba je pak moc náročná. Souvisí to se všemi předchozími body. Naše rady proto v tomto směru jsou:

• archivujte nepoužívané
• používejte custom fieldy a filtrování
• zbavujte se duplicit

Příklad:

• V jednom space "Marketing", je složka "Marketing" a v něm list "Marketing" a v něm tři tasky. To je hodně klikání kvůli třem taskům. Možná by stačil jen ten list "Marketing" a zařadit jej do space "Provoz" nebo "Interní"?

Je sice dobré myslet dopředu, přirozenější je ale škálovat postupně a budovat hierarchii odzdola:

• máte úkol a máte papír na který ho napíšete
• až vám nestačí jeden papír, přidáte další
• až těch papírů bude víc, tak je dáte do nějaké složky
• až těch složek bude více, dáte je do nějaké krabice či do skříně

Samozřejmě i jeden papír by měl být uklizen do skříně, aby se neválel na stole. Proto v ClickUpu musí být každý list umístěn do nějakého space, zatímco používání složek je volitelné.

Chyba č. 5 - Tvůrce nebere v potaz sdílení

Pokud už ClickUp nějakou dobu používáte, víte, že pohledy (views) jsou mocná zbraň. U nás většinu tasků odbavíme z pohledů uložených v hierarchii zcela nahoře (tzv. "Everything"), které poberou všechny tasky napříč Workspace, filtrované dle různých parametrů, které aktuálně potřebujeme. Druhou možností je obrazovka Home.

Co však neobelstíte je nastavení sdílení. Podobně jako v jiných systémech, funguje v ClickUpu pravidlo vyšší bere, tzn. pokud někomu nasdílíte složku, nasdílíte mu automaticky vše, co je hierarchicky pod ní (vyjma věci, které byly již předtím označeny jako Private). Pokud tedy víte, že budete něco potřebovat sdílet s externisty nebo s klienty, je dobré na to při navrhování hierarchie myslet.

Závěrem

Jako u každého nástroje platí - čím jednodušší bude jeho používání, tím spíš a tím raději jej lidé budu používat. Pokud se naopak při každém úkonu musí člověk dívat do dokumentace, je to známka že je potřeba systém upravit.

Máte-li k nastavení hierarchie či dalších funkcí ClickUpu otázky, neváhejte se na nás obrátit. Od toho tu jsme.

Váš Ninjabot.

‍