.svg)
Každý měsíc bylo potřeba znovu a znovu přepisovat údaje z Excelu do fakturačního nástroje. Různé typy fakturací – měsíční, kvartální i roční – znamenaly další komplikace. Do toho rozdílné sazby DPH, různé datumy zdanitelného plnění, inflační navýšení a skutečnost, že někteří nájemci jsou plátci DPH a jiní ne. Celý proces byl časově náročný, náchylný k chybám a dlouhodobě neudržitelný.
My v Ninjabotu podobné situace řešíme často. Víme, že samotný fakturační nástroj problém nevyřeší, pokud nejsou správně připravená a strukturovaná vstupní data. Právě tam jsme začali.
Klient: Poliklinika Viniční a správa nájemních vztahů
Poliklinika Viniční je společnost, která pronajímá prostory lékařům, zdravotnickým zařízením i dalším subjektům. To znamená nejen evidenci nájemců a smluv, ale především pravidelnou fakturaci nájemného a souvisejících služeb, jako jsou parkovací místa, internet nebo telefonní služby.
Z pohledu provozu jde o agendu, která sama o sobě negeneruje přímou hodnotu, ale pokud není dobře nastavená, dokáže výrazně zatěžovat administrativu. Cílem klientky nebylo mít „složitý systém“, ale naopak takové řešení, které jednou nastaví a které bude fungovat dlouhodobě s minimálními zásahy.
Jak v Ninjabotu přistupujeme k automatizaci fakturace
V Ninjabotu nezačínáme technologií, ale pochopením reality. Nejprve jsme provedli detailní analýzu fakturačního procesu. Zajímalo nás, jaké typy faktur se vystavují, v jakých intervalech, jaké existují výjimky a jaké položky se skutečně fakturují. Součástí analýzy bylo i pochopení legislativních souvislostí, jako je DPH, datum zdanitelného plnění nebo každoroční inflační úpravy.
Teprve na základě této analýzy jsme navrhli řešení, jehož cílem bylo jediné: vytvořit systém, který bude co nejvíce automatický, ale zároveň srozumitelný pro běžného uživatele, který není technický specialista.
Řešení: databázový backend místo Excelu
Základem řešení se stal databázový systém SmartSuite, který vnímáme jako přirozený evoluční krok od Excelu. My v Ninjabotu ho často popisujeme jako „Excel na steroidech“. Slouží jako centrální datové úložiště, kde se spravují všechna vstupní data.
V systému jsme oddělili evidenci nájemců a evidenci nájemních smluv. Díky tomu má každý nájemce jasně definované fakturační údaje a každá smlouva obsahuje informace o periodicitě fakturace, jednotlivých položkách, sazbách DPH i specifických podmínkách. Tento přístup umožňuje systém snadno rozšiřovat a upravovat bez toho, aby se rozbil celý proces.
Klíčové bylo nastavit řešení tak, aby po prvotním nastavení fungovalo samo. Pokud se nezmění smlouva nebo nepřibude nový nájemce, systém automaticky připravuje faktury podle nastavené periody bez nutnosti ručního zásahu.
Propojení s fakturačním nástrojem a každodenní provoz
V tomto případě slouží databázový nástroj jako zázemí pro správu a kontrolu dat. Vystavení faktury pak probíhá v libovolném fakturačním systému, který je s databází propojený. Data se mezi nástroji automaticky přenášejí, faktura se vytvoří, klientka ji pouze zkontroluje a odešle nájemci.
Tento model je pro nás v Ninjabotu typický. Oddělujeme správu dat od samotného účetního nástroje, protože právě kvalitní vstupní data jsou základem jakékoli automatizace.
Výsledek: úspora času a systém, který dává smysl
Výsledkem je výrazné snížení manuální práce a administrativní zátěže. Klientka získala přehledný systém, který šetří čas, snižuje chybovost a je připravený fungovat dlouhodobě. To, co dříve znamenalo opakující se měsíční stres, se změnilo v rutinní kontrolu automaticky připravených faktur.
Pro nás v Ninjabotu nejde o jednorázové „vylepšení Excelu“, ale o ukázku toho, jak může správně navržená automatizace změnit každodenní fungování organizace. A přesně taková řešení dlouhodobě stavíme – praktická, udržitelná a postavená na reálných potřebách klientů.
Chcete to také takto zjednodušit?
My v Ninjabotu vám ukážeme, kde dává automatizace smysl.
👉 První konzultace je zdarma. Ozvěte se nám.
