SmartSuite: All-in-one systém na zakázky

Tato case study popisuje reálný projekt realizovaný pro velkou technologickou společnost s miliardovými obraty. Identita zákazníka zůstává na jeho přání anonymní.

Výzva: Najít jehlu v kupce sena (a nezbankrotovat u toho)

Hlavním problémem nebyl nedostatek zakázek, ale jejich objem. Deset specialistů denně analyzovalo hromady dokumentace jen proto, aby zjistili, že 90 % z nich je pro firmu nezajímavých.

• Vysoké náklady: Deset drahých expertů dělalo práci, kterou lze delegovat na algoritmus.
• Pomalá reakce: Než se tým prokousal dokumentací, konkurence už měla náskok.
• Technologický dluh: Starý systém byl černá díra na peníze a neuměl využít moderní nástroje natož AI.

Jak k tomu v Ninjabotu přistupujeme

Nejdřív jsme šli do hloubky. Udělali jsme audit procesů a zjistili, že nejvíc času mizí při „vytěžování“ dat z portálů a jejich následném třídění. Naším cílem nebylo jen nahradit software, ale postavit inteligentní filtr, který týmu naservíruje jen ty nejlepší příležitosti.

Naše „Ninja“ řešení: SmartSuite, AI a n8n

Místo vývoje nového monstra jsme zkombinovali nejlepší no-code a AI nástroje na trhu. Postavili jsme all-in-one aplikaci ve SmartSuite, která dnes slouží jako mozek celého oddělení.

1. Agregace a scraping: Robot (n8n) automaticky stahuje zakázky z portálů.
2. AI Scoring (Claude): Umělá inteligence okamžitě analyzuje zadávací dokumentaci. Ohodnotí ji, vytáhne klíčové parametry a doporučí, zda se zakázkou zabývat.
3. Automatická archivace: Veškeré přílohy se samy ukládají do strukturovaných složek na SharePointu.
4. Řízení procesu: Od přijetí zakázky po odeslání nabídky se vše řídí ve SmartSuite – žádné maily, žádný chaos.

Upřímně: Cesta nebyla bez překážek

V Ninjabotu neříkáme, že všechno jde samo. Během projektu jsme narazili na pár výzev:

• Škálování: Původní automatizace v Make.com byly příliš nákladné na počet operací, tak jsme celý engine přepsali do n8n, čímž jsme radikálně srazili provozní náklady.
• Kvalita dat: Veřejné portály jsou občas „divočina“ a kvalita výstupu AI vždy závisí na tom, co tam zadavatel vloží.
• Lidský faktor: V průběhu projektu se měnili manažeři na straně klienta, což vyžadovalo trpělivost při rekapitulaci priorit. Ale i to k ninja práci patří.

Výsledek: Moderní stroj za zlomek ceny

Dnes má zákazník systém, který běží za jednotky tisíc měsíčně (licence SmartSuite), místo stovek tisíc za údržbu starého kódu.

• Okamžitý přehled: Informace o zakázkách jsou v systému v podstatě v reálném čase.
• Struktura: Všechna data a přílohy mají své místo a jasnou formu.
• Konkurenční výhoda: Tým reaguje rychleji a soustředí se jen na zakázky s nejvyšším potenciálem zisku.

Závěr

Tenhle projekt je důkazem, že i velká firma může fungovat agilně. Nahradit drahý software moderním stackem (SmartSuite + AI) není jen o úspoře peněz, ale o svobodě dělat byznys efektivně.

‍