Nejoblíbenější automatizace: Onboarding nového klienta

Pokud ve firmě zpracováváte klientské zakázky a potřebovali byste zlepšit způsob, jakým si obchod předává informace s výrobou – tak aby to bylo okamžité, bezchybné a realizační tým měl ihned vše potřebné – bude se vám líbit automatizace, kterou vám teď ukážu. Patří u našich zákazníků k těm vůbec nejoblíbenějším.

V Ninjabotu pomáháme firmám s nasazením automatizací a AI. Během posledních let jsme realizovali přes 500 projektů a v tomto článku si ukážeme reálnou ukázku automatického onboardingu z praxe. Řeknu vám také, na co si dát pozor, aby se systém nerozpadl, když jste zrovna na dovolené. I v době vaší nepřítomnosti totiž potřebujete, aby výrobní tým dostal správné informace ve správnou chvíli a bez zbytečné administrativy.

‍

‍

Čtyři pilíře funkční automatizace

Každá automatizace stojí a padá na správných datech. Bez nich nemůže správně fungovat systém ani AI. V tomto procesu pracujeme se čtyřmi klíčovými nástroji:

• CRM (Pipedrive): Zde obchodní tým spravuje případy a zadává data.
• Jeden zdroj pravdy (SmartSuite): Centrální databáze, kam ukládáme informace ze všech systémů, abychom je měli na jednom místě.
• Projektový nástroj (ClickUp): Zde probíhá samotná realizace zakázky.
• Integrační platforma (Make): Mozek celé operace, který všechny tyto aplikace propojuje a automatizuje kroky mezi nimi.

‍

Jak to funguje v praxi?

Vše začíná v Pipedrive. Obchodník vyhraje obchodní případ, ale aby mohl zakázku uzavřít, CRM pohlídá vyplnění povinných polí (např. počet faktur, způsob fakturace). Automatizace je jen tak silná, jako jsou data, která jí poskytnete. Jakmile je deal označen jako „vyhraný“, v řádu vteřin se spustí řetězec událostí:

1. Data se propíšou do SmartSuite, kde se připraví podklady pro fakturaci.
2. V ClickUpu se automaticky založí nový projekt. Načte se správná šablona podle typu zakázky, vytvoří se úkoly pro realizační tým a doplní se popis, cena i číslo objednávky.
3. Systém zkontroluje Google Disk, zda má zákazník svou složku. Pokud ne, vytvoří ji. Následně tam uloží smlouvy či objednávky, přejmenuje je pro snadné vyhledávání a nasdílí je do ClickUpu i k fakturaci.

‍

Co se děje na pozadí (v nástroji Make)

Scénář v Make začíná sledováním aktualizací v Pipedrive. Důležitým prvkem je filtr – nechceme, aby automatizace reagovala na každý pohyb, ale pouze na vyhrané dealy. Aby nevznikaly duplicity, scénář nejdříve zkontroluje, zda daná organizace už v ClickUpu existuje. Pokud ne, vytvoří ji, načte produkty a teprve poté zakládá projekt.

Klíčovou funkcí je zpětný zápis do původního nástroje. Jakmile automatizace proběhne, zapíše informaci o úspěchu (nebo chybě) zpět do Pipedrive. Tím budujeme důvěru týmu v systém – obchodník po minutě vidí, že je projekt založen, a nemusí nic kontrolovat.

‍

Co když se něco pokazí?

I ten nejlepší scénář může narazit na chybu (např. výpadek API). Proto do scénářů vkládáme tzv. error handlery. Ty určí, jak se má systém zachovat – zda má akci opakovat, nebo ji ignorovat a pokračovat dál. Nezbytné jsou také okamžité notifikace o chybách. V Ninjabotu zákazníkům poskytujeme SLA podporu, takže když automatizace „spadne“, naši vývojáři ji prioritně opraví. Čím déle však scénář běží a čím lépe je navržena jeho architektura, tím je spolehlivější.

‍

Výsledek: Profesionální dojem a spokojený tým

Celý proces trvá automatizaci maximálně půl minuty. Místo čekání na zapomnětlivého kolegu nebo opravování překlepů je vše hotové okamžitě. Pro zákazníka to vypadá neuvěřitelně profesionálně. Hned na začátku vidí, že máte systém a že je o něj postaráno, což radikálně zlepšuje jeho zkušenost. Radost mají i obchodníci a projekťáci, kterým odpadá administrativa.

Na tento základ lze navázat dalšími moduly – automatickou fakturací nebo uvítacími e-maily pro klienty. Možností je nekonečno.

‍

Pokud vás tyto ukázky zajímají, dejte nám vědět, které procesy byste chtěli zefektivnit u vás. A pokud chcete automatizaci a AI nasadit ve vaší firmě hned teď, v Ninjabotu vám s tím rádi pomůžeme.

‍

👉 Sjednejte si nezávaznou konzultaci zde